Europeiske bedrifter bruker så mye som en tredel av sine utgifter til indirekte kostnader på kjøp fra leverandører de ikke har avtaler med. I tillegg er detaljkontrolen på slike innkjøp jevnt over svak, og den er enda dårligere i Norden enn i Europa for øvrig.

Det viser en undersøkelse American Express har fått utført blant et utvalg selskaper i ti europeiske land. Flere av de aller største europeiske virksomhetene er med, men også en del mellomstore. 14 prosent av de spurte bedriftene er nordiske.

Indirekte kostnader kan være utgifter til tjenester som IT, markedsføring og logistikk, samt eksempelvis konsulenter innenfor jus og regnskap. 19 av 20 selskaper oppgir at de har avtaler med prefererte leverandører innenfor en eller flere av disse kategoriene. Når så mye likevel kjøpes av leverandører uten avtale, handler benytter man enten ikke de avtalene som er inngått, eller det er store innkjøpsområder man ikke har rammeavtaler på.

– Rammeavtaler basert på bedriftens samlede innkjøpsvolum innenfor en spesifikk varekategori vil gi lavere kostnader enn om ansatte hver enkelt skulle handle for eget behov, sier Inge Kjønnøy. Han er administrerende direktør for American Express i Norge.

Mye i smått

Undersøkelsen kan tolkes som at mange handler i smått. Bare seks av ti selskaper mener at de har god kontroll på varelinjenivå for varer og tjenester, og i Norden svarer bare fire av ti ja på dette.

– Generelt har de fleste selskapene god kontroll på de store anskaffelsene, sier Kjønnøy. – De store kjøpene er relativt få og representerer en betydelig del av den totale verdien man handler for. Da er det naturlig å bruke ressurser på å få dette riktig. De små kjøpene blir på sin side ganske mange, og dermed øker bedriftens kostnader sett i forhold til volumet av hver enkelt transaksjon. Hvis kontrollen er dårlig, kan man med andre ord tape de små beløpene ganske mange ganger, og sluttsummen kan bli betydelig.

– Men vil ikke de mange kontrollene med de små postene også bli svært dyre?

ERP-programmer

– Svært mange har ikke utnyttet de fordelene som ligger i elektroniske løsninger for slik kontroll. Investeringene i ERP-programmer, systemer som blant annet kan styre et innkjøp helt automatisk fra bestilling via kontroll til betaling, er økende. Det vi imidlertid ser, er at bare fire av ti virksomheter fanger opp alle innkjøp i sine systemer. Mange som har kjøpt ERP-systemer utnytter dem ikke fullt ut. I praksis betyr det at de fortsatt har en del manuelle flaskehalser inne i verdikjeden, noe som gjør at de opprettholder mange av kostnadene som systemet er laget for å kunne eliminere. Det er viktig at bedriften følger opp investering i systemer med gode arbeidsprosesser, samt at de sikrer at leverandørene leverer fakturaer på en måte som systemene kan lese elektronisk, sier Kjønnøy

Han sier det er et vesentlig problem at kontrollen helt nede på varelinjenivået er for dårlig i mange bedrifter. Bare en av tre bedrifter har systemer som fanger opp alt, ifølge Kjønnøy.

Han nevner innkjøp av penner fra bokhandleren på hjørnet som et eksempelt. Bokhandleren sender bedriften en faktura. I etterkant vet man ikke om det er penner du betaler for. Kanskje er det papir eller kanskje er det virkelær.

– Hvis du ikke vet hva du betaler for, vet du heller ikke hvor mye du bruker, og det blir umulig å styre innkjøpene og oppnå gode avtaler, poengterer Kjønnøy.